Archivio di Stato di Perugia

La normativa in vigore (DPR 8 gennaio 2001, n. 37, e decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio) riconosce all’amministrazione archivistica il compito di esercitare funzioni di controllo sugli archivi dello Stato e di sostegno alle pubbliche amministrazioni, vigilando sulla tenuta degli archivi correnti e di deposito, e collaborando alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti.

Tale funzione, che punta in sostanza all’impostazione presso ogni ufficio di un efficiente sistema archivistico, è esercitata attraverso le Commissioni di sorveglianza, previste presso ogni istituto dell'amministrazione statale e composte da rappresentanti dell'ufficio interessato, dell'Archivio di Stato competente e del Ministero dell'Interno.

L’Archivio di Stato di Perugia esercita la sorveglianza sugli archivi prodotti e conservati presso gli uffici statali esistenti nel territorio della provincia di Perugia. Nell’ambito della propria attività, le 54 Commissioni di sorveglianza attive nella provincia si occupano della selezione della documentazione archivistica conservata nei singoli uffici e che viene individuata, in base ai cosiddetti “piani di conservazione”, come destinata alla conservazione permanente ed elaborano proposte relative all’eliminazione (in termini tecnici si parla di “scarto”) della restante, una volta terminato il periodo minimo di conservazione.

Attraverso questi strumenti di conoscenza e di intervento sugli archivi, le commissioni possono selezionare non soltanto la documentazione da salvaguardare e quella da distruggere, ma anche quella da trasferire periodicamente all’Archivio di Stato. Il Codice dei beni culturali e del paesaggio infatti, recependo la normativa precedente, stabilisce che gli uffici statali debbano versare “i documenti relativi agli affari esauriti da oltre trent'anni, unitamente agli strumenti che ne garantiscono la consultazione” (art. 41).